Struktur organisasi, peranan dan tanggungjawab

Struktur organisasi, peranan dan tanggungjawab

Struktur organisasi merupakan komponen penting yang menentukan kejayaan atau kegagalan  sesuatu urusan. lanya merupakan struktur atau corak tanggungjawab yang dirancang dan berbeza bagi individu yang mempunyai urusan yang ada di dalam organisasi. Oleh itu, struktur organisasi ialah tentang bagaimana segala tanggungjawab itu ditentukan untuk dirancang dan dibahagikan untuk tindakan.

Struktur organisasi, peranan dan tanggungjawab

Di dalam bahagian organisasi, terdapat struktur kuasa rasmi yang bersangkutan dengan pengambilan pekerja, perancangan kerja, penyeliaan kerja, kenaikan pangkat, tatatertib dan pemberhentian pekerja. Hubungan-hubungan kuasa tidak rasmi pula berkaitan dengan kerja rutin dan harian seperti memberi nasihat, penerangan dan sebagainya dalam organisasi.

Organisasi bermaksud satu unit sosial yang terdiri daripada manusia yang bekerjasama dan saling bergantung antara satu sama lain bagi mencapai matlamat individu, kumpulan dan organisasi.

Ciri-ciri Organisasi :

i)              Adanya hieraki atau tingkat autoriti

ii)             Terdapat struktur organisasi atau pembahagian kerja

iii)           Mempunyai peraturan, dasar, prosedur dan sistem hubungan bagi menjalankan aktiviti

Carta organisasi merupakan satu bentuk rajah grafik yang menunjukkan struktur susunan, kedudukan tempat atau posisi seseorang individu di dalam sesuatu/ sesebuah organisasi, selaras dengan bidang kuasa (autoriti), tugas dan tanggungjawab

Prinsip-prinsip struktur organisasi mestilah menitikberatkan tiga perkara yang sangat penting

iaitu:

·         Pencapaian tanggungjawab pengurusan yang berkesan dengan pembahagian atau pengagihan tugas yang jelas dan tertentu secara bertulis.

·         Menjaga tindakan gabungan bersepadu supaya matlamat organisasi tercapai.

·         Struktur organisasi tidak sepatutnya dianggap kekal dan  beku. Ia mesti boleh dibentuk untuk menerima segala pengubahsuaian mengikut keadaan apabila diperlukan.

  Keberkesanan struktur organisasi mestilah menjadikan :

·         Seorang ketua  bertanggungjawab  kepada  organisasi dan  menyediakan  dasar supaya tindak tanduk pergerakan lebih berkesan di dalam organisasi tersebut.

·         Keputusan hendaklah diagihkan melalui penurunan kuasa atau penugasan tanggungjawab yang penting.

·         Garis tangggungjawab yang jelas menghubungkan ketua eksekutif dengan pelbagai

peringkat pengurusan bawahan.

·         Had jangkauan tanggungjawab atau penyeliaan  seseorang ketua atau penyelia

dibataskan kepada bilangan yang tidak terlalu ramai dan aktiviti mereka itu ada hubung kait.

Peranan adalah komponen kepada tanggungjawab. Peranan boleh menjelaskan garis kerja supaya tidak menganggu-gugat tanggungjawab yang jelas dan juga sistem memberi perintah atau arahan yang bersangkutan. Oleh itu, peranan setiap pekerja berkemungkinan tidak sama, contohnya peranan seorang penyelia adalah :

• Menyelia kerja-kerja
• Memantau pekerja-pekerja dan persekitaran kerja
• Membuat laporan kemajuan kerja
• Menyediakan laporan prestasi pekerja
• Menyemak keperluan bahan dan alatan kerja dari masa ke masa dan lain-lain.

Manakala peranan seorang pekerja pula adalah:

·         Melaksanakan kerja

·         Mengikut jadual kerja

·        Mematuhi arahan kerja

·         Mengurangkan kesilapan semasa kerja

·         Mengelakkan pembaziran

·         Melaporkan masalah-masalah kerja kepada penyelia dan lain-lain.

Hieraki juga merupakan unsur struktur yang penting dan bersepadu. la merupakan mekanisma yang penting bagi mengkoordinasikan pelbagai tugas, mengawasi pekerja ke arah pencapaian matlamat organisasi, menyelesaikan konflik dan boleh mencapai matlamat melalui cara hieraki tersebut.

Terdapat dua jenis hieraki iaitu jangka kawalan mendatar dan jangka kawalan menegak. Dalam jangka kawalan mendatar, tugas yang dilaksanakan oleh setiap pekerja melibatkan skop yang lebih kecil. la juga membolehkan pengurus mengadakan pengawasan yang lebih mudah. Kawalan menegak pula mempunyai pekerja yang terlibat dalam skop aktiviti dan tugas yang lebih luas. Di samping itu, aliran maklumat lebih lambat dan kurang tepat setelah melalui beberapa tahap.

2.         Autoriti

Dalam organisasi, seorang pengurus diberikan autoriti rasmi dan juga pangkat untuk menjalankan tugas dan tanggungjawab. Pengurus organisasi yang cekap akan menurunkan autoritinya kepada pegawai bawahan mengikut hieraki.

Terdapat dua jenis autoriti iaitu 'line authority' dan 'staff authority'.

•     'Line authority'   - autoriti secara terus kepada aktiviti operasi dalam organisasi. Autoriti dari pihak atasan dalam organisasi diserahkan langkah demi langkah hingga ke peringkat paling bawah. Kaedah ini dlpanggil 'chain of command'.

Contohnya penyelia menugaskan seseorang pekerja melaksanakan kerja.

•     'Staff authority' - autoriti untuk menasihat, menolong dan membantu pekerja-
pekerja. Contohnya seorang pakar membantu seorang penyelia menyelesaikan
masalah keselamatan.

3.        Kerja Berkumpulan

Kerja berkumpulan adalah satu kerja berpasukan di mana setiap individu di dalamnya bertanggungjawab untuk mencapai halatuju atau matlamat pasukan tersebut. Bagaimanapun, semua itu hanya diperolehi jika ahli kumpulan memberi kerjasama yang baik. Biasanya masalah berlaku apabila ada ahli tidak membuat kerja yang setimpal berbanding dengan ahli lain.

Contohnya :  A dan B bersungguh-sungguh menyiapkan tugasan sedangkan C dan D cuma duduk rehat saja. Tentu ia tidak adil.

Kerja Berkumpulan

Untuk memastikan ahli kumpulan sentiasa bersemangat dan bersungguh-sungguh menyiapkan tugasan yang diberikan, beberapa perkara seperti di bawah boleh di amalkan dalam kerja berkumpulan.

•      Ketua

Ketua di dalam sesuatu kumpulan perlu ada dan memiliki ciri-ciri kepimpinan, tegas dan disegani. Sekurang-kurangnya ini akan membuatkan ahli lain lebih serius untuk menyiapkan tugasan tepat pada waktu yang diberikan.

•      Fahami tugasan

Pastikan semua ahli kumpulan memahami tugasan diberikan. Dengan penjelasan dan pemahaman menyeluruh, masing-masing mudah melaksanakan kerja yang perlu di selesaikan.

•      Saling menghargai

Biasanya kerja yang dilaksanakan secara berkumpulan bukanlah satu  tugasan  mudah. Sehubungan itu kerjasama setiap ahli kumpulan sememangnya sangat  diperlukan. Masing-masing perlu menghargai dan menghormati  komitmen dan kerjasama yang diberikan setiap ahli kumpulan.

•  Santai

Jangan terlalu serius ketika menyiapkan tugasan kerana ia boleh mendatangkan tekanan; Wujudkan suasana lebih mesra dan berehat jika berasa letih. Sekali sekala bersembang dan berjenaka boleh menghilangkan rasa bosan.

‘Cross-Functional team’ atau Pasukan Silang Fungsi merupakan sekumpulan manusia yang mempunyai latar belakang kemahiran/ kepakaran yang berbeza tetapi bekerja untuk mencapai satu matlamat yang sama. Ianya boleh melibatkan mereka daripada bahagian yang berlainan dan juga mereka daripada luar organisasi (contohnya, pembekal, konsultan dan pelanggan utama)

‘A self-directed team’ merupakan sebuah pasukan yang terdiri daripada sekumpulan manusia yang bergerak atau menjalankan operasi tanpa diuruskan oleh seorang pengurus dalam menyelesaikan sesuatu kerja.

Ciri-ciri pasukan yang berkesan :

i)              Mempunyai matlamat pasukan yang jelas

ii)            Mempunyai peranan yang jelas

iii)           Komunikasi yang jelas/ berkesan

iv)           Mempunyai pelan penambahbaikan

v)            Kelakuan ahli kumpulan (kerjasama)

4.         Faedah Bekerja Sebagai Satu Pasukan

4.1    Wujud semangat berkumpulan

Bekerja sebagai satu pasukan dengan ahli yang sentiasa menghargai dan menghormati di antara satu sama lain boleh memudahkan semangat berkumpulan dan meningkatkan moral pekerja. Semangat berkumpulan amat penting untuk menentukan kejayaan atau keruntuhan sesuatu kumpulan.

4.2   Keputusan Cepat

Bekerja sebagai satu pasukan boleh mempercepatkan keputusan dibuat. Apabila bekerja dalam kumpulan diamalkan, semua ahli  tahu apa perkara yang dibincang atau dibuat kerana semuanya terlibat. Jadi apabila sesuatu keputusan hendak lakukan, ianya boleh dibuat dengan cepat dengan mendapat persetujuan bersama.

4.3   Komunikasi Yang Baik

Komunikasi yang baik boleh melahirkan kumpulan yang cekap. Ahli akan terlatih untuk menyampaikan mesej dalam bentuk yang boleh diterima dan mudah difahami antara satu sama lain.

4.4   Memudahkan proses menyelesaikan beban kerja yang pelbagai

Bekerja sebagai satu pasukan juga boleh menyelesaikan beban kerja yang pelbagai apabila agihan kerja dapat dilaksanakan dengan betul. Idea-idea yang bernas yang dapat dikongsi bersama ahli kumpulan juga akan membantu menyelesaikan sesuatu beban kerja.

4.5   Kemahiran Berunding

Apabila semua ahli mengambil bahagian dalam perbincangan untuk melaksanakan tugasan, ini akan menggalakkan ahli-ahli berhujah, memberikan idea-idea serta berunding di antara satu sama lain. Dengan itu secara tidak langsung boleh melahirkan kemahiran berunding di kalangan ahli.

 BACA >>>PENGURUSAN PEKERJAAN (BIDANG KEJURURTERAAN ELEKTRIK)

 SOALAN Struktur organisasi, peranan dan tanggungjawab

1.         Apakah yang dikatakan struktur organisasi?

            ________________________________________________________________

            ________________________________________________________________

            ________________________________________________________________

2.        Nyatakan 2 jenis  autoriti dalam struktur organisasi.

            ________________________________________________________________

            ________________________________________________________________

3.        Mengapa ketua kumpulan perlu ada di dalam sesuatu kumpulan?

            ________________________________________________________________

            ________________________________________________________________

4.        Berikan 4 faedah bekerja sebagal satu kumpulan.

            ________________________________________________________________

            ________________________________________________________________

            ________________________________________________________________

            ________________________________________________________________