SISTEM ORGANISASI DAN PERSEKITARAN KERJA

SISTEM ORGANISASI DAN PERSEKITARAN KERJA

1.    JENIS-JENIS ORGANISASI

Terdapat 2 jenis organisasi di dalam sistem pentadbiran iaitu:

1.1    ORGANISASI FORMAL

Di dalam organisasi formal, ciri-ciri autoritatif yang mutlak kepada seseorang pengurus jelas kelihatan berbanding dengan pengurus di organisasi tidak formal.

Kewibawaan dan kuasa seseorang pengurus diperolehi daripada jawatannya di dalam hierarki pengurusan. Kuasa terletak di tangan pegawai atasan dan setiap pengurus yang tertakluk di bawahnya.

Di dalam organisasi formal, proses membuat keputusan kurang berbentuk pemusatan di mana keputusan di buat bergantung kepada jabatan.

Organisasi formal wujud kerana ia mengawal pencapaian matlamat organisasi yang mengutamakan daya pengeluaran.

SISTEM ORGANISASI DAN PERSEKITARAN KERJA

1.2    ORGANISASI TIDAK FORMAL

Bagi organisasi tidak formal, ciri-ciri autokratik jelas tergambar. Keputusan yang di ambil oleh golongan pengurus yang konservatif ini biasanya menggambarkan pertanyaan nilai di antara pihak yang bersifat pragmatik dan dogmatik.

Organisasi tidak formal wujud bagi memenuhi keberuntungan sosial dan mementingkan ciri kemanusiaan serta interaksi sosial.

2.    KONSEP MATLAMAT DI DALAM ORGANISASI

Matlamat adalah satu objektif yang ingin dicapai oleh seseorang, sesebuah kumpulan atau organisasi.

Matlamat adalah pendorong utama kepada semua bentuk tingkah laku manusia dan penentu kepada bentuk operasi sesebuah negara.

Matlamat sesebuah organisasi terbahagi kepada 2 iaitu:

(a)      Matlamat Rasmi (Stated Goals)

(b)       Matlamat Operasi (Operation Goals).

Matlamat rasmi adalah matlamat yang wujud secara ideal manakala matlamat beroperasi pula merupakan matlamat yang telah dicapai setelah memenuhi syarat-syarat matlamat rasmi sesebuah organisasi itu.

Matlamat-matlamat organisasi adalah tetap namun dalam beberapa hal, ia cenderung untuk membentuk perkembangan baru kerana pada asasnya ia bergantung kepada kepuasan aspirasi individu.

Matlamat-matlamat organisasi merupakan matlamat  yang dinamik. Ia melibatkan pengaruh-pengaruh faktor dalaman dan luaran dalam menentukan pencapaian sesuatu hasil matlamat.

Matlamat-matlamat itu sendiri mempunyai sub kumpulan tertentu. Oleh itu adalah menjadi tanggungjawab pihak pengurusan untuk mengawal dan menstabilkan perbezaan dan konflik yang berlaku atau punca-punca keluaran.

Pada umumnya, konflik-konflik ini berlaku dalam konteks pengeluaran dan pemasaran. Jika tidak dikawal, ia akan melibatkan konflik individu dan personal.

Perbincangan di atas telah pun menjelaskan bahawa matlamat-matlamat adalah dinamik dan seringkali bergerak ke arah perubahan. Perubahan-perubahan matlamat ini berlaku disebabkan oleh beberapa faktor yang meliputi:

(a)  Anjakan matlamat

(b)     Penggantian matlamat

(c)      Kepelbagaian matlamat

Perubahan-perubahan dalam matlamat ini akan pastinya melibatkan penilaian terhadap matlamat-matlamat tersebut. Penilaian ini akan membantu pihak pengurusan mengatur strategi bagi meningkatkan prestasi organisasi masing-masing. Proses penilaian sesuatu pencapaian hasil dan matlamat melibatkan pandangan terhadap dua aspek utama iaitu kecekapan dan keberkesanan.

Sesuatu organisasi dikatakan berkesan jika matlamat yang dicapai dapat mengimbangi kos yang dikeluarkan. Begitu juga dengan kecekapan sesebuah organisasi itu dikatakan cekap apabila ia berjaya memperolehi hasil dan mencapai matlamatnya dalam tempoh yang ditetapkan.

3.    HUBUNGAN ANTARA STRUKTUR SISTEM DAN MATLAMAT ORGANISASI

Hubungan antara struktur sistem dan matlamat organisasi ialah:

(a)      Matlamat menentukan bentuk struktur sistem

(b)      Struktur yang mudah untuk menjalankan tugasan / kerja-kerja adalah yang terbaik

(c)       Struktur yang sesuai untuk melakukan kegiatan-kegiatan ini

(d)      Bentuk struktur sistem dengan mengambil kira kegiatan utama untuk mencapai matlamat dengan keputusan terbaik

(e)      Sistem yang sesuai dan betul akan menghasilkan matlamat dengan hasil yang baik

4.    DESKRIPSI KERJA

Deskripsi kerja adalah kenyataan bertulis yang menerangkan bidang tugas sesuatu jawatan. Ia  lebih memfokuskan kepada bagaimana dan kenapa kerja itu dilakukan berdasarkan skop, persekitaran dan keadaan sesuatu pekerjaan.

Spesifikasi kerja pula lebih memfokuskan kepada pekerja di mana ia hanya memerlukan kelayakan minimum untuk melaksanakan  sesuatu tugas yang diberi dengan baik. Spesifikasi kerja akan menentukan pengetahuan, kemahiran dan keupayaan yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu kerja itu dengan efektif.

Kedua-dua kenyataan ini penting bagi seorang pengurus untuk mula melatih dan memilih pekerja. Deskripsi kerja boleh digunakan untuk menerangkan skop kerja kepada calon yang berpontensi.

BACA>>>KOMUNIKASI LISAN - ORAL COMMUNICATION

SOALAN 1.    Senaraikan 2 jenis organisasi di dalam sistem pentadbiran.       _____________________________________________________________________       _____________________________________________________________________ 2.    Apakah yang dimaksudkan dengan deskripsi kerja?       ______________________________________________________________________       ______________________________________________________________________         ______________________________________________________________________ 3.    Senaraikan 2 jenis matlamat organisasi.       _____________________________________________________________________       ______________________________________________________________________ RUJUKAN: 1.  Ahmad Atory Hussain, Pengurusan Organisasi, Utusan Publications & Distributors Sdn.Bhd.  (muka surat :112-125).      2.    John M.Ivancevich,Ph.D(University of Houston), Thomas N.Deuning,DBA University of Houston. Business and Management (muka surat :246-251).